Аттестация
Документация к аттестации
для преподавателей

сайт   сайт УМК школа
  сайт УМК CПО/НПО
  сайт Аттестация

  сайт УМК ВПО

  сайт  Разместить документ
  сайт  Сертификаты участникам




Информационно - справочные документы
Практическая работа по теме "Информационно - справочные документы"
Время выполнения работы - 2час 40 минут
Проверяемые результаты обучения: У1, У2,У3,У 5, ,З 2,З 3, З 4, З 5, ОК 1,4,5,6,7, 10, ПК 4.3
Цель практической работы: изучить правила оформления информационно-справочных документов (акт, протокол), приобрести практические навыки в составлении и оформлении текстов актов и протоколов в конкретной производственной ситуации.
Обеспечение урока: 1. Стандарт: «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Требования к оформлению документов.
                                    2. Образцы документов.
                                    3. Учебные пособия.
Ход работы: 1.Инструктаж по выполнению практической работы
2. Проверка знаний:
2.1. Что такое акт? Кто имеет право составлять акт?
2.2. Назовите элементы акта в том порядке, в котором они в нем находятся.
2.3.Что отражается в констатирующей части акта?
2.4. Что включается в заключительную часть акта?
2.5. Если к акту имеются приложения, каким образом это отражается в акте?
2.6. Что такое протокол? Какой вид бланка используется для оформления протокола?
2.7. Какова структура основной части протокола?
2.8. Когда можно считать, что протокол окончательно оформлен?
 
3.Информация для ознакомления
 
3.1.Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. 
Протокол оформляется на основании записей, которые ведутся во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол составляется после их расшифровки. Вести запись во время заседания должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания.
Протокол оформляется по форме общего бланка.
В его формуляр входят: наименование учреждения-автора, указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, заголовок, текст, подписи.
На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончания.
Например, 11-13.03.2005
Номер протокола является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года (в учебном заведении может быть учебного года).
В реквизите "место заседания" указывается город, где состоялось заседание.
Заголовок протокола отвечает на вопрос "чего?" и содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа. Начинается заголовок с прописной буквы.
Например, "Совещания студсовета", "Заседания комиссии", "Собрания трудового
коллектива".
После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста..
Текст протокола распадается на две части:
первую - вводную, где указаны фамилия и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих и повестка дня;
вторую - основную, фиксирующую ход заседания.
Словом "председатель" начинают протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы.
Так же оформляется слово "секретарь".
Председатель - Харченко В.И.
Секретарь - Веселкова С.Л.
При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с числом присутствующих более 15 человек их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.
 
Например,
Присутствовали: 43 человека (список прилагается)
На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе "Присутствовали" указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.
Например, в протоколах профсоюзных собраний указывается: "На учете в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствует 117".
Далее следует повестка дня.
В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется.
Перечисление вопросов в повестке дня может начинаться с предлога "О" ("Об"), но возможен и другой вариант, когда вопросы формулируются в именительном падеже без предлога "О" или "Об".
Например:
1 О перспективах развития завода. Доклад директора... (Ф., И., О.)
2 Об итогах социологического опроса рабочих.
• Доклад руководителя социологической службы... (Ф., И., О.)
или
• Перспективы развития завода. Доклад директора... (Ф., И., О.)
• Итоги социологического опроса рабочих.
Доклад руководителя социологической службы... (Ф., И., О.)
Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня.
По каждому пункту могут быть такие части:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):
Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом они зрительно разбивают текст.
Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.
Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки с абзаца. При этом наименование должности докладчика не указывается, так как оно уже указано в повестке дня. После фамилии и инициалов лиц, выступивших в прениях, лучше указать должность.
 В протоколе должны быть отражены все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения.
Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: "Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается". После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления.
Например:
Соколов А.В. - какие приняты меры по ликвидации аварии?
Колесов И.К. – к 6 часам утра восстановлено энергоснабжение.
Если из-за прекращения прений записавшиеся участники не получили слова, они передают председательствующему на заседании письменные выступления, предложения, замечания, которые прикладываются к протоколу.
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна, и содержать следующие составные части: кому, что сделать и к какому числу.
Например:
1. СЛУШАЛИ:
Иванова П.И. - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
Петров А.П. - краткая запись выступления
Иконников И.И. - краткая запись выступления
РЕШИЛИ:
1.1 Специальным кафедрам провести, совместное заседание, посвященное внедрению компьютерной техники в работу в течение первого семестра.
1.2 Иванову П.И. организовать в помещении информационного центра выставку современных технологических средств компьютеризации управленческих процессов к 1 октября 2005 г.
2 СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Председатель                                                                                        В.П. Каштанов
Секретарь                                                                                             КР. Редькин
 
По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие.
Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе
обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно.
Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отразить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях.
В ходе заседания обычно составляется лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола:
"Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается". Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия, проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делаются выписки из протоколов.
Образец протокола
 
Государственное бюджетное образовательное учреждение
Республики Хакасия
среднего профессионального образования
«Училище (техникум) олимпийского резерва»
 
 
ПРОТОКОЛ
общего собрания группы 123
 
 
04.12.2012.                                                                                           № 3
                                                              
                                                                                                          г. Абакан
 
Председатель -             Сидоров В.А. – кл. руководитель
Секретарь -                    Иванова А. – уч-ся группы
Присутствовали:           группа в количестве 28 чел. (список прилагается)
                                       Классный руководитель – Ф.И.О.
                                       Мастер п/о                       - Ф.И.О.
Приглашенные:            Пылик С.Е. –зам директора по УВР
 
ПОВЕСТКА ДНЯ
 
Персональное дело учащегося гр.123 Ф.И._______________________
 
 
СЛУШАЛИ:
Сидорова В.А. – классного руководителя. Ознакомил с докладными записками на студента Ф.И. преподавателей: Григорьевой Г.М., Мишустиной Г.М., где отмечено, что Ф. И. неоднократно получал замечания за опоздания на уроки, не работает на уроках, имеет не аттестацию по химии и организации производства. На замечания не реагирует, консультации, и дополнительные занятия не посещает.
Предложила за Ф.И. закрепить консультанта в лице Мельниковой Л. и ликвидировать задолжности по предметам до 25.12.2012.
ВЫСТУПИЛИ:
1. Ф.И.О. – матер п/о. Отметила, что проводились индивидуальные беседы с о студентом Ф.И. , с родителями. Беседы никаких результатов не дали.
Поддержала предложения классного руководителя о закреплении консультанта, предлагаю дать еще один шанс на исправление. Срок 1 месяц.
2. Ф.И. – зав. учебным сектором. Предложила регулярно посещать консультации, дополнительные занятия.
3. Пылик С.Е . – зам. директора по УВР. Поддержала предложения мастера п/о, кл. руководителя, зав. учебного сектора. Заслушать на Совете профилактики о результатах работы по исправлению задолжностей. Решение Совета профилактики донести до сведения родителей.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.Ф.И. – студент гр. 123 в срок до 25.12.2006. ликвидировать задолжности по предметам: химия, организация производства, при этом не пропускать консультации и дополнительные занятия.
2. Заслушать на Совете профилактики 20.12.2012 о итогах работы по ликвидации задолжностей.
3. Решение Совета профилактики донести до сведения родителей.
 
 
Председатель                                                                 В.А.Сидоров
Секретарь                                                                      А. Иванова
 
 
3.2.Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Акты составляются коллегиально (не менее трех человек).
В зависимости от назначения акты могут быть различных видов:
- акты приема-передачи дел;
- акты экспертизы;
- акты ликвидации;
- акты списания материальных ценностей;
-акты инвентаризации;
- акты несчастных случаев и др.
Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное его отражение в этом документе.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей
В вводной указываются основание его составления. В констатирующей излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.
 Текст лучше всего начинать с указания даты и цели составления акта,
( например: «: декабря 2012 г. комиссия провела экспертизу…….)
Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. Личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта.
 

Образец оформления акта
 
Государственное бюджетное образовательное учреждение
Республики Хакасия
среднего профессионального образования
«Училище (техникум) олимпийского резерва»
 
 
                                                                                                                                     УТВЕРЖДАЮ
                                                                                                                                     Зав. коммерческим
                                                                                                      отделением                                            
                                                                                                      ______ С.А.Сидорова  
                                                                                                      «___» «_____» 2014.
 
 
АКТ
о передаче документации
 
22.10.2014.                                                                                                            № 5
 
Основание: приказ директора № 111 от 20.10.2012.
Комиссия в составе:
Председателя - Петровой В.В. члена методического объединения
Членов комиссии
Сидоровой М.М. – мастера п/о
Ивановой А.А. – мастера п/о
составили настоящий акт передачи следующей документации мастера п/о Сидоровой М.М. мастеру п/о Ивановой А.А.:
1. Адресный список группы                - 1 экз
2. Дневник педнаблюдений                 - 1 экз
3. Протоколы групповых собраний    - 1 экз
4. Протоколы родительских собраний -1 экз
5. Планы воспитательной работы группы – 1экз
Вся документация заполнялась своевременно и находится в удовлетворительном состоянии.
Составлен в 3 –х экземплярах:
1-й экз. – зав. отделения
2-й экз. – Сидоровой М.М.
3-й экз. – Ивановой А.А.
Председатель                                                                                                       В.В. Петрова
Члены комиссии                                                                                                  А.А.Иванова
                                                                                                                              М.М.Сидорова
 
4.Ход выполнения заданий
4.1.Оформите протокол.
Спортивное общество «Спартак> Протокол 12.07.2012. № 16 г. Абакан. За­седание спортколлектива Райсовета № 2. Председатель В. И. Смирнов. Секретарь К. И. Иванов Присутствовали: члены спортбюро в количестве 16 человек (список прилагается). Повестка дня: Отчет о работе шахмат­ной секции коллектива Райсовета № 2 за первую половину 1983 г. Слуша­ли: Н. С. Васильев — председатель шахматной секции (доклад прила­гается). Выступили: В. Г. Капустин — член спортбюро — в своем выступ­лении остановился на тех недостатках, которые еще имеются в работе шах­матной секции:-небольшой охват личного состава; нет роста квалифика­ции шахматистов; В. Л. Анохин — член спортбюро — отметил, что в це­лом работа ведется неплохо,, но редко проводятся встречи со спортколлек­тивами других предприятий. 'Постановили: 1. Признать работу шахматной секции удовлетворительной. 2. Членам спортбюро учесть критические заме­чания и оказать практическую помощь в повседневной работе. Председа­тель В. И. Смирнов. Секретарь К. И. Иванов.         
4.2.Составьте и оформите протокол производственного совещания работников отдела «Бытхимия», которые обсуждали вопрос организации работы в отделе в связи с увеличением объема работы и приняли решение о необходимости увеличения численности работников. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
4.3. Напишите акт
АКТ. Дата. Абакан. О вскрытии посылки. УТВЕРЖ­ДАЮ Директор магазина А.В. Авралов. Основание- приказ директора магазина от 00.00.00 № 134. Составлен комиссией ь составе: предсе­датель— начальник отдела снабжения R.A. Мешков. Члены комиссии: I. Товаровед В.Н. Павлов. 2. Завскладом завода М.М. Малкнна. 00.00.00 в адрес магазина прибыла посылка с завода- поставщика. При вскрытии ящика не оказалось числящихся по накладной 123456 от 00.00.00 12 (двенадцати) корпусов для часов марки «Слава». Комиссия пришла к выводу: потребовать от завода- поставщика досылки недостающего числа корпусов для часов марки «Слава». Составлен в 3 экземплярах: 1-й экземпляр —заводу-пос­тавщику; 2-й экземпляр—заводу N° 1; 3-й экземпляр—в дело. Председатель комиссии В.А. Мешков, члены комиссии В.Н. Пав­лов, М.М. Малкина.
4.4.Состаьте акт на списание товароматериальных ценностей на основании приказа директора магазина от 00.00.00. №__. «О проведении инвентаризации товаро-материальных ценностей. В акте установлено, что не поддаются ремонту и не могут быть реализованы поименные ниже ценности, подлежащие списанию и исключению из учета. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.
 
5.Проверка результатов работы
6. Закрепление
6.1. Какие реквизиты используются при составлении протокола?
6.2. Как оформляется дата и номер протокола?
6.3. Текст протокола состоит из двух частей, каких?
6.4.Проверка проводилась с 12 по 15 октября 2012 года, машинистка напечатала 16 октября, члены комиссии подписали его 17 октября, председатель 18 октября. Какая дата будет являться датой акта?
7.Подведение итогов
8.Выставление оценок
9.Задание на дом
Разрабатала: Наумова Нина Артуровна, ГБОУ Республики Хакасия СПО "Училище (техникум) олимпийского резерва"



Другие статьи
 • Приготовление, оформление подготовка к реализации бутербродов
Методическая разработка практического занятия учебной практики по профессии 43.01.09 Повар, кондитер на тему: «Приготовление, оформление подготовка к реализации бутербродов»
 • Приготовление, оформление, подготовка к презентации блюд из яиц
Методическая разработка практического занятия учебной практики по профессии 43.01.09 Повар, кондитер на тему: «Приготовление, оформление, подготовка к презентации блюд из яиц»
 • Операционная система: основные понятия, графический интерфейс и его объекты
Методическая разработка урока Раздел 3. Средства ИКТ "Операционная система: основные понятия, графический интерфейс и его объекты"
Логин: Пароль: Забыли пароль?Регистрация
Сайт управляется SiNG cms © 2010-2015